Електронска архива на документи (деловодник)

Денес компаниите се обврзани според законските нормативи да ги складираат, чуваат и архивираат документите во тек на однапред определени временски интервали.
Согласно фактите погоре наведени професионалниот тим на Семос изработи апликација за електронска архива на документи. Апликацијата е единствена од својот вид, и ги регистрира сите влезни, излезни и интерни документи со можност за брзо пронаоѓање на истите.
Апликацијата е интегрирана во рамките на Microsoft Office Sharepoint Server 2007 како систем за организација на документи. Развиена е согласно законските нормативи кои се на сила за оваа дејност како Правилникот за канцелариско и архивско работење, Законот за Архивска граѓа и Уредбата за канцелариско и архивско работење.

Апликацијата  за Електронска Архива се состои од следниве носечки модули:

o e-Деловодник
o Електронска дистрибуција на влезните документи
o Изготвување и експедиција на пошта од компанијата на излезни документи
o Архивирање и чување на документи и завршени предмети
o Извештаи
o Администрација (Системски модул)

Апликацијата може да се користи подеднакво во Intranet и Internet околина, е web базиран софтвер изработен со нови технологии кои во моментот ги нуди Microsoft,  SQL Server 2005, развојни алатки Microsoft Visual Studio.NET 2003 , Reporting Services, и Microsoft Windows 2000 Server платформа, Visual Basic.NET, ASP.NET.

Корисничкиот интерфејс овозможува лесна навигација и интуитивно движење по модулите на системот, додека дизајнот и боите се прилагодени да одговараат на стандардниот образец на Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Содржината на секој модул е следнава:

e-Деловодник

Модулот ги содржи опциите за Листа на клиенти, каде се содржани деталните податоци за клиентите. Понатаму следи Листа на вработени каде се опфатени податоците за вработените, следната опција е Евидентирање на документи со доделување на атрибути што овозможува евиденција на документи според основен број, пренос, предмет, подброј, датум на прием, испраќач, испраќач (број, датум), организациона единица, развод (Датум), развод (Ознака) и тип, и воедно креирање на Електронска копија на документот.

Електронска дистрибуција на влезните документи

Овој модул овозможува Евиденција на влезни излезни фактури, односно внес на фактурите според нивните основни податоци, како што се ред.број, датум, назив на купувачот, место, износ на фактура, предавање и испраќање на фактура(дата, начин), плаќање на фактурата, исплатеност. Следува опцијата за Попис на акти која ги содржи можностите според кои се води евиденција на актите како подброј, датум на прием, испраќач, развод, пребарување на актите со внос на - Година, Основен број, Подброј итн.
Во овој модул е содржана и опцијата за Книга за заведување на упатства, каде се овозможува водење на упатства според ред.број, датум на прием, испраќач, организациона единица, како и електронска копија на документот. Следи опцијата за Интерна доставна книга (распоредување на примена пошта), каде се врши класификација на пристигната пошта во компанијата согласно со потребните атрибути законски дефинирани, како што се датум на запишување, број на актот, потврда на приемот, организациона единица, прилози, вредност, број на листови, референт итн. Секако, како опции целосно во согласност со законските барања следат опциите за Книга за место, Книга за пошта, како и Е-Деловодник за класифицирани документи, според степен на доверливост.

Во рамките на овој модул овозможен е едноставен преглед на документите од деловодникот со влезни параметри од датум до датум:

o Преглед на Деловодник
o Преглед на акти по деловен партнер
o Преглед на акти по организациони единици
o План на архивски знаци
o Листа на документарен материјал
o Листа на архивска граѓа
o Преглед на влезно излезни фактури
o Преглед на книга за заведување на упатства
o Преглед на интерна доставна книга
o Преглед на Книга за место
o Преглед на книга за пошта
o Преглед на Деловодник за класифицирани документи 

Модулот исто така овозможува електронска дистрибуција на влезните документи до неограничен број на крајни корисници и/или групи, по заведување на документите во Системот на електронска архива. Електронската дистрибуција и верификација на приемот на документи се овозможува со предефинирани workflow кои претходно се дефинираaт и имплементираат во Системот за електронска архива.

Изготвување и експедиција на пошта на излезни документи

Овој модул ги овозможува следните опции:

• Евиденција на документи за експедиција во експедициона книга според датум на испраќање, Ознака-Р, адреса на примачот,Износ на поштарина, Број на предметот од деловодникот,Скенирање на излезниот документ по приемот, Поврзување со електронскиот документ (Word, Excel или слично)

• Евиденција во деловодна книга и поврзување со релевантни влезни документи

Архивирање и чување на документи и завршени предмети

Модулот овозможува архивско работење  и прегледи на документи за ДАРМ со следните опции:

• Дефинирање на план на архивски знаци
• Дефинирање на листа на документарен материјал
• Дефинирање на листа на архивска граѓа
• Листа на архивска граѓа предадена во ДАРМ
• Записници за предадена архивска граѓа во ДАРМ
• Решенија за уништување на документарен материјал
• Опис и попис на архивска граѓа

Модул за извештаи

Овој модул овозможува брз и лесен пристап до информации и документи преку најразлични пребарувања по предмет, по организациона единица, основен број и тн. како и комбинирање на одредени филтри по барање на корисникот. Исто така овој модул ќе овозможува и генерирање на различни типови на извештаи по барање на корисникот. Пристапот до информациите и документите ќе биде ограничен во зависност од категоријата на најавениот корисник на Системот за електронско архивирање

o Извештаи од систем за централизирано регистрирање и следење на кориснички акции (audit & security trail)

Како дел од целиот систем, на секое ниво е обезбедено снимање, централизирана евиденција на најавувањето и сите активности за секој корисник, автоматско процесирање на барањата на пристап и однесувањето при користењето на системот, односно секоја корисничка акција, што обезбедува можност за мониторирање на сите активности, следење на промените за секој податок и можност за генерирање соодветни извештаи, на 24/7 основа и генерира безбедносни траги за анализа, преглед, проценка и проверка на системот.

Безбедност и Интеграција

Апликацијата обезбедува механизми за безбедност и приватност на сите нивоа, кои се базирани на стратешки и отворени стандарди и ги пресликуваат и следат веќе поставените и одобрени владини полиси и стратегии за безбедност. Исто така, се дефинираат правила и привилегии за пристап до документите. Правилата може да бидат дефинирани на „User-Based“ или „Role-Based“ основа. Корисниците кои би се најавувале на системот ќе бидат корисниците кои се дефинирани во Microsoft Active Directory. Апликацијата има можност и за интеграција со Microsoft Office пакетот. Системот е базиран на концептите на отворена, скалабилна архитектура, без ограничување на форматите на документите и ODBC compliant бази на податоци.